Kontaktdatenpflege einfach gemacht - Syxos Sync

Vorteile

Ihre Kontaktdaten sind konsistent, aktuell und müssen nur von einem Benutzer erfasst werden; der Zugriff auf zentrale Kontakte und die Änderung von Kontaktdaten kann von beliebigen mobilen Geräten erfolgen und die Änderungshistorie ist für alle sichtbar.

Detaillierte Funktionsweise

Aktuelle und richtige Kontaktdaten, z.B. von Kunden sind ein wichtiger Faktor für die tägliche Arbeit. Firmenweite Kontaktdaten, die für mehr als einen Mitarbeiter wichtig sind, sind oft mehrmals vorhanden. Zum einen in einer zentralen Kontaktdatenbank, zum anderen in den persönlichen Adressbüchern der Mitarbeiter.  Die Konsistenz der Daten geht schnell verloren. Adressen und Telefonnummern werden z.B. in einzelnen persönlichen Adressbüchern geändert nicht aber in der zentralen Datenbank.

Syxos Sync synchronisiert Kontaktdaten zwischen den persönlichen Adressbüchern der Mitarbeiter. So sind z.B. die Kontaktdaten von Kunden oder Lieferanten, mit denen mehrere Mitarbeiter in der Firma zu tun haben immer aktuell und konsistent. Eine Änderung der Daten im Adressbuch eines Mitarbeiters wird automatisch in die persönlichen Adressbücher der Mitarbeiter die denselben Kontakt haben übertragen. Dabei ist es nicht relevant an welchem Gerät (PC, Blackberry, iPhone, etc.) oder an welcher Applikation der Mitarbeiter diese Änderung vornimmt.
Jeder Mitarbeiter entscheidet selbst welche seiner Kontakte er für das zentrale Firmenadressbuch freigeben möchte.  Nachdem ein Kontakt freigegeben wurde, prüft Syxos Sync zunächst ob dieser kontakt bereits im zentralen Firmenadressbuch vorhanden ist. Ist das der Fall,  wird dieser Kontakt zu dem vorhandenen Kontakt zugeordnet. Existiert dieser Kontakt noch nicht im zentralen Firmenadressbuch wird er hinzugefügt.

Alle Mitarbeiter können auf das zentrale Firmenadressbuch zugreifen, so dass eine E-Mail Adresse oder Telefonnummer auch für einen Kontakt der nicht im persönlichen Adressbuch vorhanden ist schnell gefunden werden kann.

Neben der Kontaktsynchronisierung zwischen Mitarbeitern dient Syxos Sync als zentrale Datenquelle für Marketing-Aktivitäten, wie z.B. Weihnachtskarten, Geburtstagskarten, Email-Newsletter, Einladungen etc; eine serverseitige Kopplung an andere zentrale Datenbanken, z.B. CRM-Systeme ist möglich; außerdem kann die Software als Datenquelle zur Rufnummer-Namensauflösung in Telekommunikationssystemen genutzt werden.

Anwendungsbereiche

Syxos Sync ist für alle Unternehmen interessant, die auf aktuelle und vollständige Kontaktinformationen anwiesen sind. Typische Einsatzszenarien sind z.B. das Beratungsumfeld. Oft haben mehrere Berater mit denselben Personen bei einem Kunden zu tun und profitieren so von den zentral vorhandenen Kontaktdaten.